Tokyo Automotive Service Industry Commerce Association
個人情報保護法Ｑ＆Ａ（日整連より）(個人情報保護法パンフレットを補足いたしました） |
| Ⅰ．用語の定義関係 |
| （１）個人情報とは |
| Q１． どのような情報が個人情報に該当するのか。 |
個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができるもの、または他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。（法第２条） |
| Q２．個人情報の定義のうち「個人情報を含まない（特定の個人を識別できない）ものは対象とならない。」とは、具体的にどのものをいうのか。 |
個人情報保護法上、その情報だけで個人を特定できない場合は、個人情報にはならない。 |
| Q３． 自動車の登録番号はなぜ個人情報に該当しないのか。 |
自動車登録番号だけでは個人を識別することはできないので、個人情報にはあたらない。 |
| Q４． 顧客の整備データの記録は、個人情報となるのか。 |
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単なる整備データそのもので個人が識別されない場合は個人情報にあたらないが、個人の氏名、住所等が記載されていて個人が識別できるものであれば個人情報となる。 |
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会社の名称、住所等のみの情報であって個人の情報が含まれていない場合は、個人情報に該当しない。ただし、会社の代表者の氏名（個人名）、住所などは個人情報となる。 |
| 各事業者において判断することになる。 |
| （２）個人情報保護法の対象事業者とは |
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保有している個人情報の合計数が、過去６ヶ月以内のいずれかの日において5,000人を超える事業者が個人情報保護法の義務対象（個人情報取扱事業者）となる。 |
Q８． 保険会社の代理店となっている場合は、保険会社が個人情報取扱事業者となり、代理店である会社は個人情報の管理だけすれば良いのか？ |
| 個人情報保護法では事業者ごとに個人情報取扱事業者に該当するかどうかが判断されるが、保険会社の代理店となっている場合は、個人情報取扱事業者であるか否かにかかわらず、個人情報取扱事業者である保険会社から保険募集の業務委託を受けていることになるので、当該委託契約により個人情報保護の遵守義務が課せられることになる。 |
| Ⅱ．個人情報の取得関係 |
| 車検証に記載されている情報（法人名義は除く）には個人情報が含まれており、これを勝手にコピーするなどして取得した場合は、個人情報の無断取得として不正取得となる。 |
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車検証に記載されている個人情報を本人に無断で他の書類等に転記した場合は、個人情報の無断取得として不正取得となる。 |
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名簿業者が名簿に記載された個人情報について個人情報保護法に規定の第三者提供の条件（あらかじめ本人の同意を得ていること等）を満たしていれば、不正な取得にはあたらない。 |
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自動車登録番号の情報により登録事項等証明書を取得した場合、そこに記載されている個人情報を取得したことになるが、登録事項等証明書は道路運送車両法に基づき、誰でも請求が可能なものであることから、原則として不正な取得には当たらない。（なお、電話帳、登記簿謄本等の公開されているものから個人情報を取得することは、不正な取得には当たらない） |
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住民票などを取得して住所を調べる場合、公布するかどうかの判断は自治体が個別に行っているため、取得の目的が営利である場合、実際上、交付を受けることが困難である。保険満期の案内が不着で返ってきたものを、後日のトラブル回避のため、記録として残しておくことが必要である。 |
Q14．新規顧客から個人情報を取得する際に、今後、車検・定期点検の案内や関係機関への照合等に使用する旨を書面により許諾を得ておくことが必要か。 |
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顧客から個人情報を取得するに当たっては、次の区分に従って本人に利用目的を明らかにする必要がある。 |
Q15．展示会を実施し、来場者にアンケート用紙への住所、氏名等の記入を求めた場合、アンケート用紙に利用目的の記載が必要か。 |
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書面（アンケート用紙）により本人から直接個人情報を取得することとなるので、次の区分に従って本人に利用目的を明らかにする必要がある。 |
| Ⅲ．個人情報の利用関係 |
Q16．個人情報の利用目的はどのようにしてお客様に知らせるのか。利用目的が周知されているかどうかを顧客全員に確認する必要があるか。 |
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顧客から書面（申込や届出用紙）で個人情報を取得する場合は、本人に利用目的をあらかじめ明示する必要があるので、利用目的を書面にわかりやすく明示しておく。書面以外による個人情報の取得の場合は、利用目的を書面またはその他の方法により本人に通知するか、またはプライバシーポリシー等に利用目的を明記して公表しておけば、個々の顧客に通知する必要はない。なお、個人情報保護法上、利用目的が顧客全員に周知されているかどうかを確認する義務はない。 |
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法令施行前に取得した個人情報を法施行後に利用する場合は、法施行後に取得した個人情報と同等に取扱う必要がある。例えば、法施行前に取得した個人情報を利用して法施行後に車検案内のダイレクトメールを送付する場合は、郵便による車検案内に利用する旨をプライバシーポリシーに個人情報の利用目的として明記し、公表しておくか、または本人に通知しておく必要がある。 |
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同一法人内の本社・営業所間のように個人情報を同一法人内で使用する場合は、第三者提供には当たらないが、取扱いについては、プライバシーポリシーの利用目的以外に利用しないなど、個人情報の管理規程に基づいて適切に管理する必要がある。 |
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当選者の発表に際しては当選者個人が特定されるような発表を行う場合は、あらかじめ当選者の同意を得ておく必要がある。同意を得ることが困難な場合は発表に際して当選者個人が特定されないよう配慮が必要である。 |
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現在保有している個人情報の取扱については、利用目的を本人に通知するか、プライバシーポリシー等に利用方法として明記し、HP等により本人の知り得る状態においていれば、ユーザーの個人情報に基づいて記念品を送付することは可能であるが、本人が記念品の送付が不用であるとして個人情報の消去を希望する場合には、原則として消去に応じる義務がある。 |
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あらかじめ会員名簿を会員・組合員等に配布することについて、会員・組合員本人から同意を得ているのであれば、配布することは可能である。 |
| Ⅳ．個人情報の管理関係 |
Ｑ22.下取車の旧ユーザーの新車保証書・定期点検記録簿・カーナビに記録された情報 は、どのようにすればよいのか。また、車検残のある自動車を販売する場合の自賠責保険証明書の取扱いはどのようにすればよいのか。 |
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定期点検記録簿等に個人情報が記載されている場合は、個人情報の部分を確実に廃棄し、個人情報が外部に漏れないようにすることが必要である。 |
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本人に無断で回答することには問題があるので、本人の了解の下で残債確認を行っていることを確認してから回答する必要がある。例えば、「残債一括支払代金照会依頼書」等の書面を用いて本人確認を行うことが必要である。 |
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見積書を見せる場合は、個人情報に当たる部分を第三者が見ることができないように配慮する必要がある。例えば、見積金額だけなど、個人が特定されない部分は見せても差し支えない。 |
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個人情報の漏えいにつながるおそれが高いことから、部外者を事務所内に入れないような安全管理体制（入退室管理）をとる必要がある。 |
Q26．社員の出張先を聞かれた場合教えてもいいか。また、社員の電話番号、携帯電話番号、住所などを聞かれた場合教えてもいいか。 |
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業務上の範囲であればかまわないが、個人の携帯電話番号、住所などを本人の了解なく教えることは個人情報の漏えいに該当する。 |
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各社で情報危機の管理体制等に関する規程を定めて、当該規程に基づいた適切な管理を行う必要がある。 |
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個人情報の取扱いや管理方法については、各社によって規程がさまざまであると推察されるが、個人情報管理規程が他にあれば必ずしも就業規則に定める必要はないものと考える。なお、就業規則の取扱いについては、労働基準監督署の指導を受けることが望ましい。 |
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個人情報取扱事業者であれば社内規程に基づく管理責任者を定め、適切に管理する必要がある。また、個人情報取扱事業者でない場合であっても、個人情報取扱事業者に準じた管理が必要となる。 |
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個人情報保護法上、個人情報の保管期間の定めはないが、処分に当たっては個人情報が漏えいしないように適切に処分する必要がある。なお、廃棄方法については専門の業者に依頼するのが望ましいが、適切に処分することが可能であれば、他の方法でもかまわない。 |
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個人情報が記載されている書類は施錠された室内に保管するなど、安全に管理することが求められているので、各社の規程に基づき適切に管理する必要がある。 |
| Ⅴ．罰則関係 |
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個人情報取扱事業者に該当しない事業者は、個人情報保護法の対象外とならず、個人情報保護法に基づく行政処分や罰則の適用はない。ただし、個人情報を漏えいした場合、個人情報取扱事業者に該当するかどうかにかかわらず全ての事業者が、被害者から民事上プライバシー侵害による損害賠償責任を追及される可能性がある。 |
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事業者が適切な管理、処置をしていても責任を問われる可能性があるので、外部から不正アクセスされないような安全管理措置を講じる必要がある。 |
| Ⅵ．その他 |
Q34． 「自動車リサイクル法」の施行に伴い、事業者システム登録（A・Bタイプ）された会員には、事業者情報センターから事業者コード、パスワードが送付され、平成17年１月より使用することとなるが、パスワード等のセキュリティーは完全で他人に漏れることはないのか。 |
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資金管理法人・情報管理法人（自動車リサイクル促進センター）が管理すべきもので、法に基づき適切な管理を行うと聞いている。 |
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書式サンプルを作成し、各整備振興会のホームページに掲載することを予定しているので、整備振興会から提供を受けて各事業者でアレンジして利用していただきたい。 |
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個人情報取扱事業者でない零細企業であっても、個人情報を漏えいした場合は、プライバシー侵害による損害の対象となりえるので、個人情報取扱事業者に準じた対策を講ずる必要がある。 |
Q37．日整連で整備事業者向けに販売している様式等で個人情報に該当するものは事業者がわかるようにその旨記載するか何か印を付けるようにできないか。 |
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個人情報には、住所、氏名など、その情報だけで個人が特定できるものだけでなく、他と照合することで個人を特定できる場合も含まれるが、帳票類の情報が個人情報に該当するかどうかは、具体的事案に応じて事業者ごとに判断されるべきものなので、日整連として印を付すことは考えていない。 |
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文章サンプルを配布するので、当該サンプルにより対応していただきたい。 |
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個人情報保護法は、個人情報を保護するものであり、会社（企業）のPRを規制するものではない。会社名等を公に示すかどうかは、各企業の判断である。 |